Управление договорами
Договоры — основной способ формализации отношений между юридическими лицами, и работа с договорной документацией — подготовка, согласование, подписание, отслеживание, управление дополнительными документами, архивирование и восстановление из архивов — служит неотъемлемой частью деятельности любой организации.
С увеличением объемов и сложности договорного документооборота в организации возникают проблемы, связанные с недостаточно хорошо поставленным управлением этим процессом. Согласование документов затягивается, теряются тексты договоров и дополнительных соглашений, плохо организована преемственность знаний о договоре при смене менеджера, ведущего отношения с контрагентом, хранение договоров децентрализовано ... Между тем ошибки при управлении договорами — это риск прямых финансовых и репутационных потерь.
Решение «Управление договорами» на платформе Alfresco — удобный и легкий способ внести в эту деятельность должный уровень формализации и упорядочивания, одновременно предоставив всем участникам процесса удобный инструмент, поддерживающий их деятельность на любом этапе жизненного цикла договора.
Для кого предназначено управление договорной деятельностью
Менеджеры по работе с клиентами, менеджеры по ведению договоров получают централизованную точку хранения, поиска и ведения всей информации и истории по договору, а также возможность «быстрого старта» в договорной деятельности за счет оперативного доступа ко всей нормативной документации.
Функциональные руководители любого уровня получают полную прозрачность деятельности подразделения в области управления договорами с контрагентами
Руководители организации получают гарантию качества при исполнении процедур работы с договорами на любом этапе: подготовки, согласовании, исполнении, изменении, расторжении
Руководитель ИТ-службы получает единую точку управления договорной документацией в организации и связанными с ними бизнес-процессами, построенную на открытых принципах и готовую к интеграции в ИТ-ландшафт предприятия, а также возможность расширять сферу применения решения благодаря функционалу платформы «Логика ECM. Бизнес-платформа» и Alfresco.
Какие выгоды обеспечивает решение
|
Исключение потери договорных документов за счет гарантированного централизованного хранения Обеспечение конфиденциальности и безопасности за счет строгого разделения прав доступа к документам Быстрый доступ сотрудников к договорным документам из различных учетных систем |
Обеспечение автоматической регистрации документов с возможностью ведения различных журналов регистрации Ведение полной и подробной истории деятельности по договорам, включая историю дополнительных соглашений и других документов |
Обеспечение связности договорной документации благодаря созданию связей «на основании», «отменяет», «дополняет» между основными и дополнительными договорными документами и их отслеживанию Строгое соблюдение процедур подготовки и согласования договорных документов; сокращение сроков согласования |
Архитектура решения управления договорами
|
В решении реализована гибкая система разделения прав на основании ролей и организационно-штатной структуры предприятия Параметры жизненного цикла договорного документа легко перенастраиваются с помощью визуальных редакторов |
Управление процессами ведется с учетом присутствия или отсутствия сотрудников на рабочих местах На время отсутствия сотрудника реализуется система делегирования прав и обязанностей |
В систему встроен сервис онлайн-обмена мгновенными сообщениями Благодаря web-интерфейсу системы работать с ней можно из любой точки |
-
Скриншот:
Недостаточно информации? Оставьте заявку, мы с вами свяжемся!
